Vsebina: Namestitev na računalnik, Mape in datoteke, Prenos in osveževanje podatkov
Postopek za namestitev licenčne oz. delovne verzije (če jo nameščate sami) je povsem enak kot za namestitev demo verzije, le da namesto datoteke MuLeMa_Demo.zip od firme RaPro prejmemo licenčno datoteko, ki v imenu namesto Demo vsebuje oznako ali ime vaše agencije. Tudi težave v primeru, da se program ne zažene, rešujemo na enak način. V primeru, da ste imeli pred namestitvijo že nameščeno demo verzijo, jo lahko v celoti odstranite (odstranite mapo C:\Mulema skupaj s podmapami) ali jo prenesete na drug disk, lahko pa jo obdržite poleg licenčne verzije.
Če obdržite Demo verzijo, lahko dodate v mapo Mulema že nameščene demo verzije le mapo z imenom agencije. Mapo Program lahko v tem primeru v celoti zamenjate, ali pa zamenjate ali spremenite v njej le datoteko Arguments.txt, oziroma za zagon kreirate bližnjico z ustreznimi parametri.
V primeru, da že uporabljate kakšen drug program za podporo zavarovalnim agencijam, oziroma imate podatke strank, polic in izplačil shranjene v kakšni od svojih baz podatkov in bi želeli te obstoječe podatke prenesti v program MuLeMa, je to seveda možno, vendar vam to ob doplačilu, ki je odvisno od predvidenega obsega del, po predhodni ponudbi naredi firma RaPro d.o.o.
Tak prenos je običajno potreben le v primerih večjih agencij z množico sodelavcev, ko bi želeli prenesti tudi zgodovino izplačil za nazaj, starih polic in strank. Pri večini zavarovalnic namreč lahko portfelj skupaj s podatki o strankah in tekočih plačilih uvozimo iz njihovih rednih mesečnih datotek za elektronsko izmenjavo podatkov, kar ni povezano z nobenimi dodatnimi stroški ali posegi.
Ko namestimo program na računalnik, imamo v glavni mapi z imenom MuLeMa dve podmapi (glej sliko):
V mapi Program se nahajajo programske datoteke in knjižnice, ki so potrebne za izvajanje programa. Vsebina te mape je enaka pri vseh agencijah in vseh namestitvah programa. Programske datoteke v tej mapi program samodejno posodobi, ko ugotovi, da se na strežniku nahaja novejša verzija programa. To se običajno zgodi ob vsakem novem zagonu programa.
V mapi Program se nahaja datoteka Arguments.txt, ki vsebuje parametre za zagon programa. Datoteko lahko odpremo in urejamo s pomočjo Beležke. Ob začetni namestitvi se v njej nahaja podatek o lokaciji mape s podatki, v primeru Demo verzije je to:
-p\Mulema\Demo
-p je oznaka parametra, \Mulema\Demo pa lokacija mape s podatki.
Če želimo, lahko mapo s podatki premestimo na drugo lokacijo in popravimo vsebino datoteke. Če se mapa s podatki nahaja na drugem disku kot program, moramo dodati tudi informacijo o disku, na primer:
-pD:\Mulema\Demo
Datoteka Arguments.txt se mora nahajati v isti mapi kot datoteka Mulema.exe, medtem ko mapo Program lahko premaknemo tudi na drugo lokacijo kot je opisana v postopku namestitve.
Parametre, ki se nahajajo v datoteki Arguments.txt, lahko uporabimo tudi kot parametre ob zagonu programa. V tem primeru jih bo namesto iz datoteke program prebral iz zagonske vrstice ali iz bližnjice. Zagonska vrstica za zagon demo verzije na privzeti lokaciji, bi bila videti takole:
C:\Mulema\Program\Mulema.exe -p\Mulema\Demo
V mapi in njenih podmapah so shranjeni vsi podatki, ki se nanašajo na agencijo. Ime mape je običajno naziv ali oznaka za agencijo. V primeru demo verzije, se ta mapa imenuje Demo.
Tako imamo lahko na računalniku istočasno nameščeno demo verzijo, na kateri se učimo in preizkušamo in licenčno oz. delovno verzijo, na kateri delamo. Za zagon vsake od njiju kreiramo svojo bližnjico z ustreznimi parametri, ki programu sporočijo lokacijo ene in druge.
Če imamo računalnike povezane v lokalno računalniško omrežje, lahko mapo s podatki o agenciji namestimo tudi na skupni disk, vendar moramo ustrezno nastaviti varnostne parametre, da bo lahko program iz več računalnikov prosto dostopal do nje in ne bodo imeli dostopa do poročil in drugih podatkov nepooblaščeni ljudje.
Mapa vsebuje eno ali več podmap, med izvajanjem programa pa se po potrebi ustvarjajo tudi nove.
Podmapa Baza se nahaja v mapi s podatki o agenciji že ob namestitvi. V njej se nahaja datoteka s Data.mlm s podatki in podmapa Predloge s predlogami datotek za izpise in poročila. Po shranjevanju prvih sprememb v programu se kreira še podmapa Backup.
Data.mlm je najpomembnejša datoteka v celotnem sistemu map in datotek. V njej se nahaja celotna baza podatkov za agencijo, ki omogoča, da bistvene podatke vključno s celotno zgodovino restavriramo na katerem koli računalniku, tudi če nam delovni računalnik v celoti odpove. Zato je smiselno po večjih vnosih podatkov poskrbeti za varnostno kopijo te datoteke.
Podatki v datoteki Data.mlm so kodirani, zato so nečitljivi in drugi ljudje ne morejo priti do njih, če ne poznajo gesla.
Datoteka Data.mlm se v celoti na novo kreira ob vsakem shranjevanju podatkov. Obstoječa se opremi s časom nastanka in shrani v arhiv, ki se nahaja v podmapi Backup, od koder jo po potrebi še vedno lahko restavriramo.
S pomočjo datoteke Data.mlm zelo preprosto prenašamo podatke med računalniki. Če program namestimo na več računalnikov, na primer na namizni in prenosni (ali na ključek, iz katerega ga lahko zaženemo na poljubnem računalniku), lahko po shranjevanju podatkov na enem računalniku prenesemo datoteko Data.mlm še na drugega in imamo na obeh enake podatke, hkrati nam drugi računalnik služi kot varnostna kopija, če nam prvi odpove.
Mapa Backup se nahaja v podmapi Baza in vsebuje varnostne kopije datotek data.mlm. Datoteke imajo ime oblike Data_yyyyMMdd_hhmmss.mlm. Pri tem imajo posamezni deli imena naslednji pomen:
Mapa Predloge se nahaja v podmapi Baza in vsebuje predloge različnih tipov, ki so osnova za izpise, poročila, tiskanje kuvert, dopisov in podobno. Po svojih željah in potrbah jih lahko prilagodimo, opremimo s svojimi podatki in logotipi in shranimo. V primeru, da imamo program nameščen na več računalnikih, moramo spremenjene datoteke ali celotno mapo osvežiti še na drugem računalniku.
V primeru, da uporabljamo elektronsko arhiviranje dokumentacije, se v podmapi Baza nahaja še podmapa DocArh.
V njej se nahajajo datoteke vrste DocLLMM.mlm1, pri čemer LL predstavlja zadnji dve številki letnice, MM pa številko meseca shranjevanja. Vsa dokumentacija, ki smo jo na primer shranili v decembru 2011, se nahaja v datoteki Doc1112.mlm1.
Vsak mesec se ob pripravi novega obračuna kreira nova mesečna mapa, ki se poimenuje s številčno oznako meseca od 01 do 12 in se shrani v pripadajočo letno mapo, na primer 2011. Letna mapa se po potrebi kreira na novo in shrani v glavno mapo s podatki o agenciji.
Mesečna mapa vsebuje vse podatke, ki nastanejo ali so potrebni za obdelavo v posameznem obračunskem mesecu, na primer poročila, obvestila, uvozne datoteke zavarovalnic in podobno. Datoteke so glede na vsebino razdeljene še na podmape, na primer za uvozne datoteke posameznih zavarovalnic, obračune sodelavcem in podobno. V mesečno mapo se shrani tudi kopija datoteke Data.mlm s stanjem podatkov tik pred pripravo novega obračuna, ki služi za arhivske namene ali po potrebi za morebitno restavriranje podatkov starega obračuna.
OPOZORILO: Priporoča se obvezno arhiviranje mesečne mape na drug računalnik ali zunanji nosilec podatkov vsakič, ko zaključimo star obračun oziroma odpremo novega. To nam zagotovi popoln arhiv zgodovine vseh dokumentov in možnost restavriranja vseh podatkov tudi v primeru, da nam delovni računalnik trajno odpove.
Mapa Log in datoteka Log_Mulema.txt
V mapi s podatki o agenciji se nahaja tudi podmapa Log, ki vsebuje datoteko Log_Mulema.txt. Ta datoteka vsebuje diagnostične podatke o izvajanju programa in morebitnih napakah, ki se med izvajanjem pojavijo. Pomembna je predvsem za razvijalce programa, da iz nje dobijo informacije, ki so v pomoč v primeru odpravljanja morebitnih težav ali napak pri delovanju programa. Podatki iz te datoteke se ob pripravi novega obračuna shranijo v mesečno mapo, tako da ostanejo arhivirani tudi za nazaj.
Vse, kar je potrebno vedeti o prenosu in osveževanju podatkov med računalniki ali računalniki in drugimi nosilci podatkov, je bolj ali manj zajeto že v predhodnih poglavjih. Zato je tu podanih le nekaj smernic in hitrih navodil za posamezne situacije.
Če imamo program nameščen po navodilih, lahko celotni program in podatke prenesemo na drug računalnik ali zunanji nosilec podatkov tako, da glavno mapo Mulema (na primer C:\Mulema) skupaj z vsemi podmapami skopiramo v glavni imenik (na primer na C:\) drugega računalnika ali USB ključka.
Celotno glavno mapo z vsemi podmapami kopiramo v primeru, ko na drugem računalniku še nimamo nameščenega programa MuLeMa in če tam potrebujemo celotno zgodovino poročil in varnostnih kopij. Če pa bi se želeli izogniti prenosu velike količine manj pomembnih podatkov, lahko pri kopiranju izpustimo naslednje mape:
Vsi vitalni podatki, tudi zgodovina, se nahajajo v datoteki data.mlm, ki se prenesejo tudi če ne prenašamo zgoraj naštetih datotek in map.
Po prenosu program zaženemo neposredno v mapi program, na primer
C:\Mulema\Program\Mulema.exe, ali pa kreiramo bližnjico za zagon, kot je opisano v
navodilih za namestitev programa. Če se
program ne zažene, preverimo predpogoje in vzroke težav, ki so opisani
tukaj.
Za redno osveževenje zadnjega stanja podatkov je dovolj, če po shranjevanju podatkov v programu MuLeMa prenesemo na drug računalnik ali zunanji nosilec podatkov (USB ključek, CD ROM...) le datoteko Data.mlm.
Če uporabljamo elektronsko arhiviranje dokumentacije in želimo prenesti tudi zadnje stanje arhiva dokumentov, prenesemo že najnovejo datoteko iz podmape DocArh, oziroma vse datoteke, ki so bile spremenjene v času od zadnjega osveževanja.
Če želimo vzdrževati tudi kompletno kopijo arhiva, prenesemo ob pripravi novega obračuna še mesečno mapo prejšnjega obračuna, skupaj s podmapami. V primeru sprememinjanja predlog lahko prenesemo še te.
Na ta način zagotovimo ne le ažurnost podatkov na drugem računalniku ali zunanjem nosilcu, temveč zagotovimo tudi visoko stopnjo varnosti pred izgubo podatkov v primeru okvare delovnega računalnika.
Glej tudi: