Priprava novega obračuna

Pripravo novega obračuna sprožimo z ukazom Obračun->Pripravi novega… iz glavnega menija.

Termin Obračun se v programu MuLeMa nanaša na obračunsko obdobje enega meseca, na katerega se nanašajo izračuni in izdelana poročila.

Ko smo zaključili z vsemi postopki, ki se nanašajo na aktualni obračun, lahko pripravimo novega. Nov obračun običajno pripravimo takrat, ko smo po uvozu podatkov in vseh drugih posegih izdelali vsa poročila in preverili, da je vse v redu. Potem ko smo izdali obračunska poročila sodelavcem in poslali listo izplačil v izvršitev plačil, ne smemo v bazi podatkov ničesar več spreminjati, kar bi vplivalo na spremembo stanja na denarnem računu ali računu enot. Akcije, ki med drugim lahko vplivajo na te spremembe, so na primer spremembe parametrov provizijskih skupin, hierarhije ali karierne stopnje sodelavcev, menjave mentorjev, dodajanje ali odvzemanje obrokov plačil in podobno.

Nasvet, ki ga velja upoštevati, je, da pripravimo nov obračun takoj, ko izdamo obračune sodelavcem in izdamo listo za izplačilo provizij. S tem se bomo izognili neskladju, do katerega bi lahko prišlo, ko bi nehote ali nevede naredili kakšno spremembo, ki bi vplivala na spremembo v izračunih že izdanih poročil.

Po ukazu za pripravo novega obračuna program izpiše opozorilo in vpraša za potrditev:

Zavedati se moramo, da ponovni izpis poročil za prejšnji obračun ne bo več možen, ko pripravimo novega. Vendar so poročila za prejšnji obračun shranjena, v kolikor smo to pri izdelavi poročil želeli, v mesečno mapo obračuna.

Operacije priprave novega obračuna po tem dejanju tako ne bo mogoče več preklicati, razen če se pri izhodu iz programa odločimo, da podatkov ne shranimo. Vendar bomo v tem primeru izgubili vse spremembe, ki smo jih opravili od zadnjega zagona programa naprej. Druga možnost, da povrnemo stanje zbirke podatkov na trenutek pred zaključitvijo je, da ročno prenesemo datoteko zbirke podatkov Data.mlm iz mesečne mape, kamor se shrani njeno stanje tik pred zaključitvijo obračuna, v mapo ...\Baza tako, da povozimo obstoječo istoimensko datoteko.

V primeru, da odgovorimo pritrdilno, se zaključi aktualni obračun in pripravi nov. Sklop akcij, ki jih zajema priprava novega obračuna, zajema:

• V staro mesečno mapo se pod imenom Data.mlm shrani trenutno stanje zbirke podatkov pred pripravo novega obračuna.
• Na novo se preračunajo in osvežijo karierne stopnje sodelavcev glede na novo število kariernih enot.
• Odpre se novo obračunsko obdobje naslednjega meseca. V skladu s tem se odpre tudi nova mesečna mapa, vključno z mapo za shranjevanje uvoznih datotek.
• V breme denarnih računov sodelavcev se knjižijo zneski izplačil, ki so bili navedeni na listi izplačil.
• Odpre se okno za nastavitev parametrov novega obračuna.

V oknu s parametri, ki se pojavi, vnesemo morebitne spremembe in jih potrdimo. Lahko pa parametre spremenimo tudi pozneje.

S tem je postopek priprave novega obračuna končan.